L’echange de données informatisé (EDI) a radicalement modifié les modes traditionnels de communication au sein de l’entreprise, mais aussi en dehors de celle-ci. L’EDI a également permis de générer des gains financiers considérables, si l’on pense aux coûts d’envoi des documents transactionnels sur support papier. Du point de vue de la productivité, il résulte de l’automatisation des échanges un gain de temps non négligeable, évitant notamment les saisies répétitives. Si, au premier abord, la notion d’EDI (Electronic Data Interchange) renvoie à un phénomène unique, en pratique, il existe de multiples possibilités pour échanger des données informatisées en entreprise.
Les principes d’echange de données informatisé
Avant d’envisager les caractéristiques de l’EDI, il convient d’en donner une définition. La notion désigne les moyens permettant d’échanger de l’information entre deux ou plusieurs entités, selon un format standardisé, de façon structurée et automatisée. Il s’agit avant tout d’une procédure de dématérialisation, initialement utilisée par les grands groupes, aujourd’hui applicable à tout type d’entreprise.
La mise en œuvre d’une telle procédure nécessite la présence de plusieurs partenaires commerciaux. Ceux-ci définissent collectivement la nature des documents qui feront l’objet des échanges. Afin de pallier les problèmes d’interopérabilité entre les formats ou les appareils, les partenaires doivent définir ensuite un format commun permettant le transfert des documents sans aucune intervention humaine d’une entité à une autre. Il reste encore à mettre en place le protocole de transmission normalisé. En résumé, cette procédure nécessite un accord préalable des partenaires sur les modalités d’échanges, ainsi que sur la résolution des difficultés.
Diversité des procédures de transmission des données
La transmission des données peut être réalisées selon différents procédés. On distingue généralement les communications synchrones, des communications asynchrones. Les premières désignent le processus visant à synchroniser deux systèmes en présence, celui de l’émetteur et celui du récepteur. Les secondes au contraire fonctionnent en toute indépendance, puisque les terminaux d’émission et de réception ne travaillent pas de concert.
L’échange direct ou « point à point » est une procédure assurant une liaison directe entre deux entités, grâce à un ensemble d’ordinateurs et de logiciels installés au sein de l’entreprise. Le système intègre des fonctionnalités de transmission et de traduction sécurisé des échanges. Un logiciel API (Application Programming Interface) permet ensuite à l’entreprise utilisatrice la traduction et l’intégration directe des données dans ses outils internes, sans nouvelle saisie et en évitant les risques d’erreur. Cette méthode nécessite l’installation de matériels et logiciels en interne, ainsi qu’une solution API. Elle a en outre le mérite de conférer à l’utilisateur la maîtrise de ses outils.
Dans le réseau à valeur ajoutée ou RVA, la transmission utilise une boîte aux lettres électronique qui permet d’enregistrer et de retransmettre des données, ainsi que des services complémentaires. Elle est perçue comme plus sécurisée que la précédente et permet de codifier les données d’un langage à un autre.
Enfin, l’échange en mode SaaS (Software As A Service) s’appuie sur une ouverture du système d’information. Elle consiste à confier les procédures d’échange à une société tierce, laquelle héberge les données par l’intermédiaire d’un serveur partagé ou d’un serveur dédié. En présence d’un serveur dédié, les entreprises ont la possibilité de saisir directement les données en ligne sur le portail mis à disposition. En présence d’un portail mutualisé, les données sont reçues sur une interface web, après saisie sur un formulaire, à laquelle il est répondu sous la forme d’un message. L’échange en mode SaaS confère une certaine liberté, puisque la gestion est confiée à un prestataire extérieur. Elle est destinée aux petites et moyennes entreprises. Afin d’optimiser la communication au sein d’une entreprise et entre différentes entreprises, il est également possible d’adopter un bus ESB (Enterprise Service Bus), logiciel facilitant notamment l’intégration des applications.
La maîtrise de la transmission des données est un enjeu majeur pour le pilotage et la prise de décisions de l’entreprise. De la communication des données entre les services internes ou externes dépend la bonne marche de l’activité. Pour ce faire, il n’existe pas une solution unique, mais plusieurs solutions qui doivent être appréhendées à la lumière des besoins de l’entreprise. De nombreux éditeurs de logiciels proposent des solutions autour de l’échange de données informatisé comme Blueway. Informatica, Talend…
L’e-invoicing obligatoire : un nouveau défi pour l’EDI
Initialement prévue à l’horizon 2024, la mise en place progressive de la facturation électronique obligatoire en France s’appliquera progressivement à partir du 1er septembre 2026. Malgré ce contre-temps, elle représente toujours un enjeu majeur pour les entreprises souhaitant moderniser leurs processus d’échange de données.
Ce projet, également désigné sous l’appellation « e-invoicing », s’inscrit dans le cadre de la transformation digitale engagée à l’échelle européenne, et influe directement sur l’évolution des pratiques EDI. Il s’agit non seulement de se conformer à des normes de dématérialisation de plus en plus strictes, mais aussi de garantir la qualité et la fiabilité des informations transmises, depuis l’émission jusqu’à la réception des factures.
Dans ce contexte, les systèmes EDI se trouvent fortement sollicités : ils doivent être à même de traiter des volumes de données plus importants, tout en respectant des exigences réglementaires et sécuritaires accrues.
Pour les entreprises, la mise en œuvre d’un bus ESB ou le recours à une plateforme SaaS spécialisée s’avèrent particulièrement pertinents. Comme évoqué plus haut, ces solutions offrent une meilleure interopérabilité entre partenaires commerciaux et sécurisent le transit des factures électroniques dans un environnement conforme aux spécifications légales.
En définitive, l’e-invoicing obligatoire réaffirme la nécessité d’adopter un EDI performant et évolutif, pleinement adapté aux enjeux actuels et futurs de la dématérialisation.